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研究如何構建信息化網絡化的農業科學檔案的管理

時間:2018-06-25 來源:辦公室業務 作者:張艷菊 本文字數:3046字
  摘要:隨著信息技術和電子檔案的飛速發展及普遍運用, 農業科學檔案的信息化建設和網絡管理已是必然趨勢。改變傳統的管理方式, 推進農業檔案的網絡管理模式, 可以提高檔案利用的價值。本文分析了當下農業檔案管理的現狀及存在的問題, 探討了構建信息化網絡化的農業科學檔案管理模式的必要性, 為完善檔案管理模式提供了一些思路。
  
  關鍵詞:農業科學檔案; 信息化; 網絡管理;

農業科學
  
  在信息時代的影響下, 傳統的農業科學檔案管理模式受到了沖擊, 農業科學檔案的信息化建設和網絡管理已是必然趨勢, 只有改善管理模式, 加強檔案信息之間的交流, 才能提高農業科學檔案的利用效率, 才能使農業科學檔案發揮其幫助農業科研工作的功能, 為農業科研工作提供理論基礎, 創造一定的社會效益。
  
  一、農業科學檔案管理的現狀
  
  近年來, 國家進一步加大對農業科學研究事業的關注以及投入, 加強對農業科學研究工作的管理規范化和系統化, 而農業科學檔案的管理工作也取得了一定成果與進步。但是, 現在的農業科學檔案管理依然面臨嚴峻挑戰。在很多農業科研單位, 領導和科研人員對檔案管理認識不足、管理不到位等因素, 再加上資源信息收集困難, 使得檔案管理工作困難重重, 導致農業科學檔案管理發揮不了相應的作用, 雖然有一些單位有制度, 但這些都只是形式之中, 且落實不到行動中來, 沒有相應資料的收集以及登記等, 使農業科研檔案管理一直沒有統一體制, 整個層面就處于混亂且又無序的狀態。
  
  二、農業檔案管理存在的問題
  

  (一) 檔案管理工作重視不足。
  
  現在很多農業單位在檔案管理方面不夠重視, 雖然我國已經頒布了相應的法律制度規范, 但還有很多的農業單位沒有對其進行了解, 沒有提高對農業檔案管理工作的重視程度。所以, 對農業檔案管理而言, 工作人員的重視力度不夠, 也缺乏一定的歸檔意識。
  
  (二) 檔案管理人員不夠專業。
  
  在長期以來的農業檔案管理上, 有相當部分人員以及部分領導, 對農業科學檔案的管理認識存在誤區, 認為檔案管理的工作就只是隨便抄一抄寫一寫, 其利用率及保管的任務不是工作的主要。其次對人員分工也不明確, 沒有開展有效且合理的分工工作, 對人員的管理也缺乏相應制度, 很多工作人員也并非專業人員。此外, 由于農業科學檔案沒能為相應單位帶來效益, 加上其管理工作的重視度不夠, 造成檔案信息不完整以及流失。
  
  (三) 檔案管理理念落后。
  
  大部分農業科學院研究人員對檔案管理存在一定的思想誤區, 對材料的收集以及檔案歸類的重要性認識不夠。還主要表現在對農業檔案管理以及建檔的工作要求不熟悉, 檔案管理并未納入科研的考核項目, 還有對科學研究實驗的記錄和資料整理以及收集沒有重視, 造成檔案資料流失。在信息化時代, 大部分工作人員仍在采用紙質的檔案管理, 網絡利用率低, 這也是導致管理人員工作效率低、檔案利用率低的一個重要原因。
  
  (四) 檔案管理制度不夠健全。
  
  農業科學檔案管理的制度不夠健全, 缺乏一個完善且嚴格的管理體制, 管理的工作以及職責也不統一, 大部分農業單位管理制度的更新比較慢, 尤其是在信息化時代以及辦公方式快速發展的今天, 農業檔案管理很明顯跟不上現在信息時代發展的腳步。還有現在農業各單位以及部門的職責、文件管理和檔案規劃過程都沒有統一, 造成檔案使用不便, 丟失和缺失, 沒有登記記錄, 對檔案也缺少監督, 且各單位也缺乏互動溝通, 使得檔案信息之間往往處于獨立狀態。
  
  三、構建信息化網絡化的農業科學檔案管理模式的必要性
  
  (一) 有助于提高管理人員的工作效率。
  
  農業科學檔案管理由傳統管理方式向現代管理方式轉變, 靠科學技術來管理農業科學檔案, 很大程度增加了農業科學檔案的科學含量, 從而使檔案的管理方式以及搜集方式更為簡單且有效, 大力開展農業科學檔案信息與資源, 能夠提供更好的服務領域, 更高的工作效率。
  
  (二) 有助于檔案資源共享。
  
  建立科學檔案資料以及網絡管理體系, 不僅能避免科學研究工作的實驗重復, 最重要的是能使各農業單位及時收集了解相關科研資訊, 并通過計算機等設備聯網來管理系統, 加強各單位之間合作, 再形成相互聯系, 在互聯網上進行信息交流, 從而實現檔案資源資料以及信息共享, 為農業科學研究工作發展提供新方案。同時促使農業科學檔案管理的工作逐漸走向市場, 得以更快地發展, 并產生經濟效益。
  
  四、健全檔案管理模式的具體思路
  
  (一) 提高重視程度, 完善管理制度。
  
  針對當前形勢, 要提高單位領導對農業科學檔案的重視程度, 大力推行農業科學檔案的網絡管理工作。力求通過運用農業科學檔案, 創造一定的經濟效益, 發揮其價值。各級相應領導要加大加強檔案的管理工作, 并且要親自抓, 要給予充足經費來確保檔案管理工作進行順利, 同時也要采取相應措施來提高管理人員的積極性與主動性。還要建立起高素質的農業科學檔案管理隊伍, 從而提高人員的素質道德文化水平, 使工作人員對農業科學檔案網絡管理工作充滿耐心和熱情。要培養農業科學管理的人才, 從而提高管理的水平。其次, 要完善農業科學檔案的網絡管理體制, 還需及時更新檔案資料, 同時建立合理的反饋機制。只有完善信息化檔案管理制度, 才能加強檔案信息之間的交流, 提高檔案的利用率。
  
  (二) 打造共享平臺, 方便交流使用。
  
  打造農業檔案管理資源信息共享的平臺, 從而建立起一個關于農業檔案的網站, 網站上的布局、設計、功能都要合理美觀且強大, 要帶有視覺聽覺沖擊感和新鮮感。還可以創建開設QQ或微信交流, 以及創建公眾號, 隨時更新內容, 這樣公眾就可以根據自己的需要進行交流。之后還要整合農業科學檔案的信息資源資料, 為農業科學檔案資源的網絡共享提供保障。整合檔案資源信息還要注重推廣宣傳, 定期做好各檔案信息的編輯工作, 方便公眾查詢使用。不僅要加強檔案的工作和服務性, 服務方式也需創新, 要實現農業網站既能看農業科學的相關教育片、查閱相關農業資料, 還能和專家交流。
  
  (三) 強化專業素養, 提高工作水準。
  
  農業科學檔案的管理工作, 不僅要求工作人員具有檔案管理能力, 還要求具有一定的農業科學基礎, 由于這份工作相對繁瑣, 要求管理人員有一定的耐心和積極性。一方面, 基于檔案管理工作繁瑣無趣的性質, 需要適當地給予管理人員一些鼓勵和獎勵, 以此提高他們的工作熱情。另一方面, 在信息化時代, 迫切要求工作人員要掌握一定的計算機基礎知識, 利用網絡工具促進檔案管理工作的順利進行, 也可以提高管理人員的工作效率。
  
  五、結語
  
  信息化時代迫切要求我們利用現有的資源來加快網絡建設, 完善農業科學檔案信息資源數據庫, 加強對網絡管理人員的技術培養和素質培養。構建信息化網絡化的農業科學檔案管理模式, 有利于推進農業科研事業的發展, 加強檔案信息之間的交流, 實現從用戶角度多方面挖掘檔案的利用價值, 提高檔案的利用率, 發揮其在社會中應有的價值以及經濟效益。
  
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