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企業合同信息化管理系統的構建

時間:2014-10-31 來源:學術堂 所屬分類: 信息管理論文 本文字數:2355字
論文摘要

  加強中小企業的信息化建設,能引導和促進中小企業加快發展方式的轉變,有利于創新和完善中小企業內部管理體系建設.在中小企業的運行管理中,合同管理問題尤為突出.

  1 系統設計的背景和目標

  目前,大多數中小企業的合同管理還依賴人工來進行,通過Word、Excel等辦公軟件來處理相關文檔和統計數據,這種方式存在以下問題:

  1.1 文檔管理困難.傳統紙質合同等公司文件與電子版文檔共存,但對于不同的人員想閱讀參考文檔時,存在查找不方便的問題.尤其是領導需要了解合同等重要文本時需要耗費很多時間.

  1.2 進度控制困難.由于公司合同文檔數量大,參與人員多,合同進度的控制靠手工和普通word、excel管理已很難滿足公司發展需要,并且當領導想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙.財務人員的付款依據也與進度密切相關,但同樣存在障礙.

  1.3 信息匯總困難.采用手工或EXCEL管理時,由于不同部門的數據格式不統一,采集也不能夠及時繼續,匯總工作需要耗費大量時間還不一定準確.對于領導的決策時間有一定的影響.

  1.4 缺少預警機制.缺少對合同進度、結款等關鍵節點的預警,不能準確地預測近期可能的收支項目,不能幫助公司進行財務規劃,掌控現金流,更好地發揮資金運作.

  信息化管理是現代企業管理的一項重要的工具,本文緊密結合中小型公司的現狀,利用現代企業的先進管理思想,采用面向對象的分析方法,設計出信息化方式進行管理中小企業合同的系統架構,實現以下目標:(1)監控工作進度,掌握工作狀態.及時有效監控各部門工作進度情況;實時全面掌控各部門的工作辦理效率狀態,及時發現問題及時解決,從而減少差錯.系統將記錄每個工作完成流轉監控狀態.(2)明確各人職責,增加責任感.幫助企業明確各崗位的權限,不可越權處理工作,責任明確,落實到人,查有所依;解決合同執行過程中多崗位、多部門的協同工作問題,實現高效協作辦公.(3)按權限職能分類管理不同等級資料.根據文件性質及保密需要,不同的人員享有不同的訪問與操作權限,有效地確保數據的安全與完整.(4)減少辦公開支,降低企業管理成本.

  2 系統結構設計

  根據中小企業的特點,結合企業的一般組織結構,管理系統分為市場部、業務部、綜合部、審核、統計和系統維護等功能模塊,各功能模塊的具體功能如下圖所示.

論文摘要

  2.1 市場部.市場部應完成的相關工作包括合同發放登記、合同登記、合同報批、合同作廢等操作.、合同發放登記,是指給市場專員發放空白合同時進行的登記.市場專員在了解到業務信息后到公司領取空白合同,簽訂的合同進入管理流程,空白合同返還給公司.在此管理界面可以登記合同編號、合同領取人、空白合同回收提醒時間等.合同登記是指市場專員對即將簽訂的合同進行詳細登記,登記合同所涉及的項目分類、代理項目、代理金額.合同報批是指市場專員將所簽訂的合同報上級領導審批.

  2.2 業務部.根據市場部簽訂的合同服務條款,業務部主管安排工作人員對合同進行實施,完成相關合同條款.工作分配,是指業務部主管針對合同內容分配項目負責人.計劃報批,是指業務員針對自己所負責的項目將工作過程中的意見及相關材料在系統中登記,發送給主管領導審批.重大項目報批,是指業務員針對自己在工作過程中出現的重大事項向主管領導報告,同時提出相關意見.根據需要,業務部還可設立報告登記和部門提成登記模塊.報告登記,是指業務員在完成合同規定條款后撰寫報告,將報告進行登記.部門提成登記,是指項目經理根據合同完成情況按提成比例登記各部門應提成金額,便于年終結算.

  2.3 綜合部.綜合部工作內容包括合同蓋章登記、開具發票登記、收費登記、提成登記、報告送達登記、發票作廢登記.合同蓋章登記是指記錄合同簽訂過程中合同公章的使用登記.開具發票登記是指對履行合同過程中開具發票的情況進行登記.提成登記是指根據合同規定的提成比例發放提成時的登記.報告送達登記是指與合同相關的報告送達到接收人時的情況.

  2.4 工作審核模塊包括合同審核、鑒證類工作計劃審核、服務類工作計劃審核、重大事項審核、一級審核、二級審核、三級審核.

  2.5 統計查詢模塊包括總經理查詢、合同領用回收情況查詢、已簽合同查詢、郵件發送查詢、綜合信息查詢等.

  2.6 系統維護模塊包括行業分類管理、企業分類管理、部門管理、員工管理、用戶管理、數據備份與恢復等.

  3 系統工作流程

  本系統結合中小企業的合同管理流程,使用工作流技術來實現.系統的核心工作流如下:(1)市場部經理將員工領取的紙張合同在軟件系統中登記(合同編號、領取人、領取時間(默認為當前時間)、發放合同人(自動填寫)、合同回收提醒時間(默認為90天后)等).(2)員工登記所領合同號對應企業的基本信息(包括企業名稱、地點、聯系人、電話、分局、行業、工商執照號、稅務登記號等等).(3)領取合同的員工根據與客戶簽訂的紙張合同,在系統中登記代理項目及各項目收費金額、合同簽訂時間.(4)市場專員在紙張合同簽訂好后到市場部經理處交紙張合同,市場部經理登記該合同的收回時間.(5)業務部經理在收到紙張的通知單后在系統中查看該合同的相關信息.設置各代理項目的負責人制作電子稿相關計劃以附件的形式添加到系統后報批,只有批復人對此報批點擊同意后才可進行下一步操作.(6)綜合部進系統后顯示所有未收完款的合同信息列表,可以設置每個合同催款提示時間,合同項目中的代理身份證項目蓋章登記,另為綜合部提供開票登記功能.

  4 結束語

  本系統建立在信息技術基礎上,利用現代企業的先進管理思想,為企業提供合同管理平臺.以實現公司內部合同管理為核心功能,兼有財務處理,業務查詢統計等功能.結合公司的實際情況,將客戶管理和項目管理也融合到合同管理中,真正體現優化公司資源的目的.自動化的合同結算提醒有效的保護了公司的資金運營安全.統計功能可實現不同的統計,真正簡化了煩瑣的統計過程,而且非常高效.

  參考文獻:

  [1]宋新力.淺談中小企業在經濟社會建設中的地位[J].經濟月刊,2011.

  [2]王力明.基于工作流的辦公自動化系統設計[J].科技信息,2012.

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